1. Greeting: Thông thường ta dùng những từ (cụm từ) sau để chào hỏi người mà ta đề cập trong lá thư. Tùy vào từng đối tượng cụ thể mà bạn có thể linh hoạt dùng cho thích hợp.
Dear Mr/Ms (surname) | Dear Sir/Madam | Dear Sir or Madam,
2. Reason for writing: Nên dùng mẫu câu yêu cầu lịch sư sau để nêu lến lý do viết thư của bạṇ.
I am writing/write to … (tell about … / let you know about …)
I would like to … (tell/send/let …)
I enjoy/ really like …(+V_ing)
I am writing regarding/as regards/with regards to/in regards to...(+N)
I am writing on behalf of …(+N)
3. Asking questions: Bạn dùng những mẫu câu lịch sự sau để hỏi trong khi viết thư bởi người đọc chỉ dựa vào những câu văn của bạn để có cái nhìn ban đầu về bạn.
I would be grateful if …
I wonder if you could …
Could you please …? Could you tell me something about …?
I would particularly like to know …
I would be interested in having more details about …
Could you please help me …(inform the student of final exam…), please?
I would like to ask your help …
4. Apology: Khi bạn tỏ ra hối tiếc về một việc gì đó, hãy dùng những mẫu câu sau để xoa dịu người đọc.
I regret to … (tell/inform …)
I am (very) sorry about/for …
I would like to apologize for …
5. Referring to their letter: Khi bạn viết cho họ mà bạn muốn đề cập những việc đã trao đổi trong lá thư trước đó, hãy dùng những mẫu câu sau:
As you started in your letter, …
Regarding … Concerning … With regards to …
As you told me,...
As you mentioned in the previous one,...
As I know what you wrote me,...
6. Complaining: Trường hợp bạn muốn than phiền về một dịch vụ nào đó không đáp ứng được nhu cầu như mong đợi, dùng những mẫu sau:
I am writing to complain about …
You said … but in fact what happened …
We were supposed to stay with British families whereas we actually stayed in a guest house.
7. Closing: Khi bạn muốn kết thúc bức thư, hãy dùng những mẫu câu gợi ý sau:
If you require any further information, please do not hesitate/feel free to contact me.
I look forward to hearing from you.
Please contact me if you have any further questions.
I am very happy to get your feedback.
It is very kind of you if you drop me a line back.
8. Signing off: Cuối thư thường có phần chào tạm biệt, tùy vào đối tượng nhận thư là ai, hãy dùng những mẫu sau sẽ giúp bạn hoàn thiện lá thư.
(If Dear surname): Yours sincerely,
(If Dear Sir/Madam): Yours faithfully,
Best Regards,
Best Wishes,
Regards,
All the best!
Continues success,
Sincerely yours,
Sincerely,
Bye for now,
Talk to you later,
Talk to you soon,
Take care,
Have a nice/good/great/wonderful day!
Have a nice/good/great/wonderful weekend!
Have a good one!
9. Abbreviations used in letter writing: Một số từ phổ biến bạn có thể viết tắt trong thư mà người đọc vẫn hiểu.
asap: as soon as possible
btw: by the way
bfn: bye for now
brb: be right back
iow: in other words
cc = carbon copy (when you send a copy of a letter to more than one person, you use this abbreviation to let them know): gửi cho một ai đó thêm một bản sao.
enc. = enclosure (when you include other papers with your letter): đính kèm cái gì trong lá thư
pp = per procuration (A Latin phrase meaning that you are signing the letter on somebody else's behalf; if they are not there to sign it themselves, etc): thay mặt ai ký lá thư (cái này ta vẫn thường thấy trong nhà trường: Hiệu Phó thay mặt Hiệu Trưởng ký văn bản khi Hiệu Trưởng đi vắng hay ủy quyền)
ps = postscript (when you want to add something after you've finished and signed it): tái bút
pto (informal) = please turn over (to make sure that the other person knows the letter continues on the other side of the page): nhắc người đọc lật trang kế tiếp để đọc
RSVP (viết tắt của Tiếng Pháp: répondez s'il vous plait) = please reply
Chú ý: Trong bức thư trang trọng, chúng ta nên dùng:
+ Những từ vựng trang trọng, không nên dùng cụm động từ (formal vocabulary recommended, usually not using phrasal verbs:
Ex: "tolerate" instead of "put up with"
+ Những câu phức:
Ex: Knowing what a good reputation the restaurant has, I was disappointed with this service.
+ Punctuation using semi-colon:
Ex: The library offers no facilities for borrowing video; this is because of the high cost involved.
(st)
